חיסכון בעלויות מהווה חלק בלתי נפרד מהצלחתו של כל עסק. כיצד את כמנהלת תוכלי להוביל את העסק שלך להתייעלות שלא פוגמת באיכות העבודה והשירות? להלן מספר דרכים שבהם תוכלי לנקוט, בכדי ליצור תוכנית פיננסית וניהולית יעילה.
חיסכון בעלויות הניהול: כך תוכלי לעשות זאת בהצלחה יתרה
תהליך של ייעול עלויות הניהול מהווה חלק בלתי נפרד מתפקיד של כל מנהל, וזאת כחלק מהבנה כי רק דרך הקמת תוכנית וליווי פיננסי ניתן לחזק את עוצמתו של העסק ואף להבטיח את המשך תפקודו התקין. כמנהלת, את בוודאי מודעת לעובדה כי בנייה של תוכנית כזו מחייבת חשיבה מחוץ לקופסא בכדי למנוע מצב שבו עלויות הניהול גורמות לעיכוב או להפתעות לא רצויות בדמות תשלומים גבוהים שבהם קשה לעמוד לאורך זמן. בכדי לסייע לך בתהליך המורכב הזה, ריכזנו בעבורך את מיטב הטיפים בתחום – כך שתוכלי לפעול כבר מעכשיו לטובת עתיד העסק שלך:
הטמעה של שירותי מיקור חוץ
שירותי מיקור חוץ מהווים דרך מצוינת לחיסכון בעלויות הניהול, בייחוד בכל הקשור לשירותי האדמיניסטרציה. מדובר בשירות בהתאמה אישית, ועל כן ניתן לקבל לדוגמה שירות של מזכירה וירטואלית אשר מנהלת את כל תהליכי האדמיניסטרציה – תיאום פגישות, ניהול יומן, מעקב אחר ספקים ועוד ללא צורך בהעסקת מזכירה בעלות כספית שיכולה להגיע לאלפי שקלים מדי חודש. דרך חברה מקצועית המתמחה בתחום תוכלי להיעזר בשירות המזכירה לצורך הימנעות מבירוקרטיה, ובהתאם לכך ליצור מערך אמין ויעיל המתבצע באופן מקוון.
ניהול מו"מ
יכולות של משא ומתן הן יכולות חשובות מאוד בעבור כל מנהל, ובוודאי לך. תופתעי לגלות כמה כסף תוכלי לחסוך אם תנהלי משא ומתן אל מול הספקים ונותני השירות של העסק. רצוי להקים מראש טבלת אקסל מסודרת עם העלויות הקבועות, ולאחר קבלת הצעת מחיר מספק, לעדכן בטבלה, מתוך מטרה כי תוכלי לבחון את הצעות המחיר ולבחור את ההצעה האטרקטיבית ביותר. שימי לב כי את יוצרת קשר עם כל הספקים: החל מחברת התקשורת של החברה ועד לחברת הפרסום, מתוך מטרה לייעל את עלויות הניהול מבלי להפחית באיכות השירות. בנוסף, הוסיפי לעצמך תזכורת ביומן לבצע השוואה כזו פעם ברבעון – מתוך מטרה להיות עם אצבע על הדופק מבחינת מבצעים או חבילות אטרקטיביות חדשות בעבור עסקים.
התייעלות אנרגטית
אצל עסקים רבים הוצאות האנרגיה גבוהות ולמעשה מכבידות על תזרים המזומנים. ניתן ליישם אמצעים פשוטים מתוך מטרה לחסוך. ראשית כל, החליפי את כל הנורות לנורות לד שנחשבות לחסכוניות ועמידות. נוסף לכך, ניתן להתקין חיישנים לשליטה אוטומטית של מיזוג ותאורה, מתוך מטרה לחסוך בהוצאות האנרגיה. רצוי להשקיע באופן חד פעמי לצורך שדרוג מערכות המיזוג והאוורר, מתוך מטרה לשפר את התשתית ובהתאם לכך לבצע התייעלות אנרגטית בשיעור שיכול להגיע גם ל 50%.
תכנון אסטרטגי
חלק מהותי בתהליך של ייעול הוצאות העסק נוגע לתכנון אסטרטגי שרואה קדימה. על כן, התייעצות עם מומחים לניהול עסקים מהווה דרך מצוינת לצורך בנייה של תוכנית אסטרטגית שמתקדמת בראייה מרחבית לגבי מקורות ההכנסה, הוצאות, כוח אדם ועוד. ברגע שיש לך תוכנית כך תוכלי לפעול בצורה נכונה ומושכלת לטובתו של העסק, מתוך מטרה להצמיח אותו לטווח הקצר וכמובן לטווח הרחוק.
שימוש בתוכניות ניהול
כיום בעידן הדיגיטלי כל מנהל/ת יכול להוריד תוכנות ניהול המאפשרות לבצע בקרה על ניהול העסק, בהתאם לצרכים האישיים. דרך אותן תוכנות תוכלי לבדוק באופן תדיר ומרוחק את ביצועי העובדים מבחינת השלמת משימות, ניהול מלאי, סליקת אשראי ועוד.
לסיכום, צמצום עלויות ניהול העסק יכולות להתבצע במספר צעדים פשוטים אותם הצגנו. זכרי כי בסופו של דבר מדובר בתהליך ארוך טווח, ועל כן בחינה מפוקחת על ההוצאות אל מול ההכנסות בהתאם לתוכנית פיננסית היא הדרך הטובה ביותר לצורך ביצוע התהליך באופן שאינו פוגם בתמהיל השירות אלא להפך – הופך את העסק לעסק משגשג שפועל בצורה נכונה תוך חתירה מתמדת לחיסכון בעלויות, כפי שצריך להתבצע. בעידן שבו אחד מכל שלושה בתי עסק נסגר, לא פעם בעקבות ניהול שאינו נכון. מעבר על הטיפים יכול להיות שווה לא מעט כסף, ועל כן נצלי את המידע לטובת צבירת ידע ששווה כסף.
